Услуги Библиотека О компании Вакансии Контакты


Как при ведении бухучета правильно оформить возврат подотчетных сумм?

Денежные суммы, которые выдаются какому-либо сотруднику под отчет, должны быть возвращены. Однако, как необходимо поступить бухгалтеру при ведении бухучета в том случае, когда сотрудник, взявший данную сумму, вовремя не вернул ее работодателю? Возможно ли возврат этих денег оформить через их вычет из заработной платы сотрудника? Также у многих бухгалтеров возникает вопрос о правильности отражения этих операций в документах бухгалтерского учета.


Дебиторская задолженность

Если организация должна рассчитаться с дебиторами и кредиторами, то суммы по этим операциям должны ей признаться правильными. Это же правило в полной мере действует и в отношении подотчетных сотрудников организации. Таким образом, бухгалтер организации должен внести соответствующие записи в документы бухучета, на основе утвержденного в организации авансового отчета. При этом получать согласие подотчетного сотрудника на то, что за ним будет отражена дебиторская задолженность, не надо.


Несмотря на характер причины, из-за которой у сотрудника возникла дебиторская задолженность, он должен получить полную информацию о сумме данной задолженности. В свою очередь, сотрудник имеет право как согласиться с суммой дебиторской задолженности, так и наоборот, не согласиться.


В то ж время, в отличие от дебиторов, подотчетный сотрудник по отношению к организации, в которой он работает, является своего рода для нее кредитором, так как организация ему каждый месяц начисляет определенную сумму в виде зарплаты. Исходя из этого, у руководства организации может возникнуть соблазн по проведению зачета присутствующей дебиторской задолженности за сотрудником в счет его же заработной платы. Формально такую операцию необходимо отразить в проводке: Дебет70 Кредит71:

  • остаток суммы авансового отчета списывается за счет зарплаты.

Однако, мы не зря сказали, что такая операция может быть осуществлена формально, так как реально, в одностороннем порядке, данные действия запрещены ст.410 ГКРФ. Такой взаимозачет возможен, но только при строгом выполнении требований Трудового Кодекса. Если же по этому вопросу не удалось достигнуть взаимопонимания между подотчетным сотрудником и администрацией компании, то данный спор может быть разрешен в суде.


Материальная ответственность

Ответственность, при этом материальная, за подотчетные денежные суммы, в полном объеме ложится на сотрудника, который эти деньги получил. Данное требование определено п.2ст.243 Трудового Кодекса. Так как денежная сумма сотруднику была выдана в наличном виде и оформлена в виде разового документа (расходный кассовый ордер), то материальная ответственность действует в отношении остатка, который остался неизрасходованным. При этом, если остаток не был возвращен в кассу до окончания расчета, то бухгалтер обязан, согласно всех правил (инструкции по использованию Плана счетов), оформить недостачу.


На этом этапе расчеты с сотрудником, как подотчетным лицом, будут закончены. В последующем недостача восполняется согласно утвержденных процедур об истребовании задолженности с материально ответственного лица (ст.238/242 Трудового Кодекса). Однако до того, как организация примет окончательное решение о способе возмещения ущерба, она должна провести расследование с целью выяснения причин, которые способствовали его образованию. С этой целью от сотрудника необходимо потребовать письменное объяснение причин не возврата денежной суммы. Если виновное лицо не желает излагать свои объяснения в письменном виде, то по этому факту должен быть составлен акт.


Удержание ущерба из заработной платы сотрудника

Процедура возмещения ущерба определена в положениях Трудового кодекса, а именно – в ст.248, где сказано, что вина работника признается либо им самим, либо судом. То есть организация в данной ситуации не наделена полномочиями о признании вины за сотрудниками, соответственно, удержание денежных средств из зарплаты сотрудника по одной лишь инициативе компании запрещено. Если сотрудник согласен с тем, что недостача возникла по его вине, то такое согласие должно подтверждаться его письменным заявлением. Имея такое заявление, компания вправе вынести решение про удержание недостающей суммы из заработной платы сотрудника. Однако такое решение должно быть принято не позднее чем за месяц с момента окончания срока, в течение которого подотчетные суммы должны быть возвращены. Стоит также учитывать, что размер удержания не может превышать 20% от общей суммы месячной зарплаты сотрудника, даже в том случае, если сотрудник согласен на возмещение большей суммы. Если удержание осуществляется на основе исполнительного акта, тогда действует ограничение в 50%.


БИБЛИОТЕКА
Ссылки
Rambler's Top100
Copyright © 2006 "Лидер"
Телефон: +7 (495) 506-41-45
Адрес: 107078, г. Москва ул. Новая Басманная д. 9/2-4 стр.6

Искать