Услуги Библиотека О компании Вакансии Контакты


Как необходимо организовать работу с первичной документацией при ведении бухучета?

Все сделки, платежи и расчеты, связанные с хозяйственной деятельностью компании или индивидуального предпринимателя, в обязательном порядке подлежат документированию в соответствующих бумагах бухгалтерского учета. Другими словами, требованиями законодательства строго определено, что любая операция должна подтверждаться оправдательным документом, оформленным соответствующим видом.


Первичная документация бухгалтерского учета

Документы, относящиеся к бухгалтерскому учету, и которые оформляет предприятие, подразделяются в своей общей массе на два больших вида:

  • распорядительная документация;
  • оправдательная документация.

Под понятием "распорядительные документы" стоит понимать различные виды распоряжений и приказов, которыми определяется необходимость для организации выполнения той или иной хозяйственной операции. В подавляющем большинстве случаев каждый распорядительный документ должен быть утвержден руководством организации (как правило, руководителем).


Оправдательными являются документы, которые подтверждают факт того, что действительно была совершена определенная хозяйственная операция.


Распорядительные и оправдательные документы могут храниться как отдельно друг от друга, так и входить в состав учетного документа. Пример такой комбинации – приказ на осуществление определенной деятельности и документальное подтверждение того, что эта деятельность была организована.


По отношению к оправдательным документам применимо также понятие "первичная учетная документация, или же сокращенно - первичка". То есть, первичные документы являются самым главным и первым подтверждением того, что операция была совершена, и их наличие считается обязательным при правильном ведении бухгалтерского учета. Каждая проводка в документах бухучета должна быть осуществлена только при выполнении того условия, что для нее (то есть операции) у налогоплательщика есть оправдательный документ, оформленный согласно установленных требований. В своей деятельности любой бухгалтер должен пользоваться правилом: нельзя делать проводку в бухучете для тех операций, которые не подтверждаются первичной документацией. Еще раз отметим, для проводки является важным не только сама первичная документация, но и правильное ее оформление.


При этом стоит помнить, что правильно оформленным может считаться только тот первичный документ, который содержит в себе целый набор обязательных реквизитов:

  • форма (ее наименование и код);
  • дата, когда был составлен документ;
  • правильное наименование компании;
  • тип хоздеятельности и короткое ее содержание;
  • измерители хозоперации;
  • наличие подписей тех лиц, которые являются ответственными за данную операцию.

Для того, чтобы унифицировать процесс оформления первичной документации, государство разработало единые формы первичных документов, используемые при оформлении хозопераций. Типовые формы документов обязательны к применению при учете кассовых операций, материальных ценностей и ОС, нематериальных активов, и различных видов операций, которые подразумевают такую процедуру, как оплата труда.


Если организации необходимо внести какие-либо изменения (дополнительные реквизиты, строки) в установленную форму первичного документа, то данную инициативу необходимо ввести в действие с помощью распорядительного документа, который разрабатывается на самом предприятии. При внесении изменений в типовую форму первичного документа, необходимо помнить, что данные изменения правомерны только в виде увеличения строк или же реквизитов, в то время как удалять какую-либо информацию из установленной формы документа запрещено.


Если возникла ситуация, при которой какой-либо первичный документ не имеет установленной формы, то компания вправе сама разработать ту форму бланка, которая, по ее мнению, способна лучше всего отразить в нем необходимую информацию. Однако, даже при самостоятельной разработке унифицированной формы первичного документа необходимо учитывать, чтобы в нем были отражены все реквизиты, указанные нами выше.


Право подписи первичного документа имеют только строго определенные лица, список которых должен быть утвержден руководством организации в соответствующем документе.


После того, как первичный документ поступил в организацию, он должен пройти проверку на правильность его оформления и заполнения, по нему должна пройти проводка по соответствующим журналам и книгам бухучета, и после этого данный документ поступает в архив бухгалтерии, где должен храниться в течение установленных законодательством сроков. Ответственность за организацию хранения первичной документации несет единолично руководитель организации, в то время как на главном бухгалтере лежит обязанность по правильному его оформлению и хранению.


БИБЛИОТЕКА
Ссылки
Rambler's Top100
Copyright © 2006 "Лидер"
Телефон: +7 (495) 506-41-45
Адрес: 107078, г. Москва ул. Новая Басманная д. 9/2-4 стр.6

Искать