Услуги Библиотека О компании Вакансии Контакты


Как правильно организовать бухучет при невозможности подтверждения расходов документально?

Встречаются ситуации, когда первичная документация по субъективным или же объективным причинам отсутствует. К примеру, документы были утеряны в процессе переезда организации на новое место, или же причиной утери стала чрезвычайная ситуация. Какие последствия несет в себе данная ситуация, и как отсутствие документов должно быть отображено в бухучете?


В процессе проведения налоговой проверки в организации, одним из главных вопросов, на котором инспекторы будут сосредотачивать свое внимание – это возможность документального подтверждения расходов хозяйственной деятельности организации (индивидуального предпринимателя). В случае отсутствия необходимых документов, можно не сомневаться в том, что на налогоплательщика будут наложены штрафные санкции. Данное нарушение относится к списку грубых, при этом размер штрафа за такое нарушение на сегодняшний день составляет 10 тысяч рублей. В том случае, когда первичная документация отсутствует за период более одного года, то размер штрафных санкций будет составлять сумму в тридцать тысяч рублей. Также отметим, что отягчающими обстоятельствами является не только фактическое отсутствие документов, но и неправомерное занижение со стороны налогоплательщика налоговых взносов. При обнаружении такого нарушения сумма штрафа уже будет равна 20% неуплаченного налога, но в то же время не менее сорока тысяч рублей.


Как избежать ответственности за невозможность предоставить первичную документацию?

Чтобы избежать уплаты достаточно высоких штрафов за отсутствие первичной документации, крайне важно для налогоплательщика доказать свою невиновность в этом вопросе в глазах налоговой. В связи с этим, первым делом при утере документов необходимо составить акт, где перечислить все документы, которые отсутствуют с указанием убедительных причин их отсутствия. Данный акт в обязательном порядке должен быть заверен подписью руководителя организации, а его подпись подтверждена печатью организации.


Если причиной утери документов являются форс-мажорные обстоятельства, к примеру, пожар, наводнение, и пр., то необходимо взять справку из соответствующих органов или же служб, которая будет подтверждать о действительности указанных вами обстоятельств именно в тот день, и именно на территории вашей организации. Справку о пожаре можно взять в МЧС, про кражу документов выдает справку полиция, при затоплении необходимо обращаться в организации, которые ответственны за эксплуатацию здания.


Возможен и такой случай, когда в организацию пришел новый бухгалтер и его назначили ответственным за ведение бухгалтерского учета. При этом разобраться с первичной документацией организации ему достаточно тяжело, так как предыдущий бухгалтер вел ее крайне халатно. Чтобы таких ситуаций не возникало, на месте нового бухгалтера, в его же интересах будет, перед тем как приступить к выполнению своих прямых обязанностей на новой должности, "проинвентаризировать" весь архив с составлением списка недостающих или же неправильно оформленных документов. У такой инвентаризации масса положительных моментов: новый бухгалтер сможет разобраться с тем, как организован архив организации, провести реальную его оценку, и более того, в глазах руководителя предстать как настоящий специалист своего дела. Если же по каким-либо причинам провести инвентаризацию не получается, и новый сотрудник уже приступил к ведению бухучета на предприятии, то лучшим решением в данной ситуации будет найти предшественника и потребовать от него письменных объяснений о причинах нехватки/утери недостающей первичной документации. Таким простым способом бухгалтер сможет снять, по крайней мере, с себя ответственность за отсутствие нужных документов.


Чтобы предотвратить возможность начисления налоговых санкций за отсутствие документов, налогоплательщику необходимо как можно скорее восстановить недостающую первичную документацию. Так, если не хватает документов для подтверждения приобретения товаров/услуг/работ, то обратитесь к реализаторам с просьбой выдачи вам заверенных копий этих документов. Шансы на восстановление документов велики, если точно известно у какого поставщика и какие товары приобретались. На порядок сложнее будет восстановить те документы, которыми подтверждается факт выдачи денежных сумм сотрудникам, которые уже не работают в компании. Единственный выход в этом случае – найти этого сотрудника и попросить его о повторном оформлении необходимой документации.


БИБЛИОТЕКА
Ссылки
Rambler's Top100
Copyright © 2006 "Лидер"
Телефон: +7 (495) 506-41-45
Адрес: 107078, г. Москва ул. Новая Басманная д. 9/2-4 стр.6

Искать