Услуги Библиотека О компании Вакансии Контакты


Как правильно организовать хранение документов при ведении бухгалтерского учета?

Вопрос о том, как должно быть организовано хранение документации, и какие действия необходимо предпринять после окончания обязательных сроков их хранения при ведении бухучета волнует многих бухгалтеров. Вне зависимости от профессионализма бухгалтера, многим из них приходится сталкиваться с этой проблемой непосредственно. Мы лишь напомним, что бухгалтер, как должностное лицо, несет определенную ответственность за организацию надлежащего хранения документации компании.


Чтобы предотвратить возможные случаи наложения штрафных санкций за неправильное хранение документов при ведении бухучета, есть необходимость рассмотрения основных требований нормативных и законодательных документов, которыми определены правила хранения документов.


Актуальность данной проблемы обусловлена еще и тем обстоятельством, что для большинства организаций и компаний объем бухгалтерской документации составляет около 80 процентов всего их документооборота. Также стоит понимать, что данные документы, разрабатываясь зачастую в одном экземпляре, являются единственным законным подтверждением проведения той или иной хозяйственной операции. Осознавая важность данной документации, на законодательном уровне определено достаточно суровое наказание за неправильное хранение документов, - вплоть до пятнадцати тысяч рублей.


С какой целью организовывается хранение документов?

Обязанность и правила по хранению документации в процессе ведения бухгалтерского учета определены положениями многих законов нормативных документов, основными из которых являются:

  • Федеральный закон № 125/ФЗ от 22 октября 2004 года "об организации архивного дела в РФ";
  • правила, перечни и Приказы по организации и ведению архивной документации.

Что касается организаций, то в отношении их по обязанности хранения документации также действует Положение о порядке и сроках хранения, установленным Постановлением ФК по рынку ценных бумаг №03-33/пс от 16 июля 2003 года.


В соответствующих нормативных документах определено, что каждая организация обязана организовать хранение документации при ведении бухучета на протяжении сроков, которые установлены правилами организации архивного дела, то есть минимальный срок хранения документов составляет 5 лет.


В Налоговом Кодексе же определено, что документы бухгалтерского и налогового учета должны храниться у организации не менее 4-х лет. Данное требование действует и в отношении тех документов, которыми подтверждается получение прибыли организацией или же расходы, а также уплата налоговых взносов. Индивидуальные предприниматели именно эти требования должны брать за основу при хранении документов, если другие сроки для них не определены законодательством.


Какая ответственность наступает в случае выявления неправильного хранения бухгалтерской документации?

Сразу же хотим отметить, что вся ответственность за правильность хранения бухгалтерской документации, а также соблюдение сроков ее хранения, ложится на руководителя организации. В то же время главный бухгалтер ответственен за организацию хранения первичной учетной документации, документов бухотчетности и регистров бухучета. Причиной утраты первичной документации, имеющей отношение к бухучету, могут стать природные явления – различные бедствия и аварии. Также нередко приходится сталкиваться с тем, что документы утеряны из-за человеческого фактора – из-за чьих-то неправомерных действий. Если же документы утеряны/пришли в негодность в результате незаконных действий, то данный факт обязательно должны подтвердить правоохранительные органы и выдать организации соответствующее постановление. Утеря документов при чрезвычайных ситуациях также должна быть подтверждена соответствующими инстанциями, например, при уничтожении документов от пожара справку выдает МЧС.


При утрате первичной бухгалтерской документации руководитель организации обязан выдать приказ по назначению комиссии, которая должна провести расследование причин утраты документов.


Если отсутствует первичная документация, которой подтверждается проведение какой-либо хозоперации, то согласно Налогового Кодекса, данная ситуация относится к числу грубых нарушений правил бухгалтерского учета, под которыми стоит понимать:

  • отсутствие у организации первичной документации (оригиналов счет-фактур, регистров бухучета);
  • неоднократное (под неоднократным стоит понимать более двух раз в год) отражение, с ошибками или же вне установленные сроки, информации на счетах бухучета, а также в отчетностях хозопераций, различного рода способов оплаты (деньги, материальные ценности, активы, вложения налогоплательщика, и пр.).

При обнаружении нарушений, связанных с порядком организации или же несоответствием сроков хранения бухгалтерской документации, на организации могут быть наложены штрафные санкции, размер которых определен в КоАП РФ. Невозможность организацией предоставить первичную документацию представителям налоговой службы в ходе проверки рассматривается последней как налоговое правонарушение, ответственность за которое указана в ст.120 НКРФ. Еще раз отметим, что ответственным за сохранность бухгалтерской документации назначается главбух организации.


Также правонарушением является уничтожение бухдокументации, сроки хранения по которым не соответствуют требованиями нормативных документов. За это правонарушение предусмотрена административная ответственность.


БИБЛИОТЕКА
Ссылки
Rambler's Top100
Copyright © 2006 "Лидер"
Телефон: +7 (495) 506-41-45
Адрес: 107078, г. Москва ул. Новая Басманная д. 9/2-4 стр.6

Искать